新しい就業規則を作ったら。その後の作業方法をやさしく具体的に解説

新しい就業規則を作ったら。その後の作業方法をやさしく具体的に解説

公開日:   最終更新日:2017/10/15

前記事、「就業規則の作成はプロに頼もう」で、就業規則の作成と変更は顧問社労士にお願いすることをおすすめします、と書きました。
>> 複雑になる働き方に社内ではお手上げ!就業規則の作成はプロに頼もう

そうして新しい就業規則ができても、それで終わりではありません。
その後のさまざまな手続きを、具体的にまとめてみました。

新しい就業規則ができたら、あとは社内での周知作業と代表者の意見を聞く作業が待っています

就業規則の作成や変更はプロである社労士に頼むべきだと書きましたが、一方、その変更後の手続きは、そのほとんどを社内で行います。
というより社員が行う方が効率的ですし、多分社労士に相談しても、「書類はこちらで作りますので、作業は社内で行ってください」と言ってきます。

・労働者の代表の意見を聞く(意見書を作る)
・社員への周知

まずはこの二つです。
労働組合のない会社も多いと思いますので、具体的には下記の作業を行います。

・社内の共有サーバーなどに、就業規則をデータで置く
・就業規則の変更をグループウェアなどで回覧、または一斉メールで通知
・この回覧またはメールで、意見を聞く代表者の選任を依頼

といったところでしょうか。
この就業規則変更の回覧(メール)は例えば、

「就業規則を変更します。変更の概要は○○です。変更した就業規則は○○にありますので各自確認してください。また、この変更に関しての意見を聞く労働者代表を、○月○日の朝礼で挙手によって決めます。」

というくらいで十分です。
ここでグループウェアやメールを使うのは、「周知した」という記録を残すためです。
昔は就業規則を印刷したり、プリンターで出力して綴じたものを配ったりもしていましたが、ページ数も増え、変更も頻繁に行う現代では大変です。

「労働者代表」の選出は、少しだけ注意が必要

労働者代表は「管理職でない方」でないといけません。
管理職はその役割から、使用者側の立場となります。
労働基準監督署に変更届を提出する際に、確認されることもありますので注意しましょう。

また、労働者代表の選出は、使用者側の人間が指名して「この人でいいですか?」と聞くのはダメだという見解もありますので、ご注意を。
逃げ道としては、社員の何人かに誰かを推薦してもらい、「この人でいいですか?」と聞きましょう。

このとき、推薦された人が代表者でいいかどうかを、グループウェアなどで回覧して決めても構いません。
「○○さんを社員代表として意見を聞き、労働基準監督署に届け出ます。ご異議がある方はお申し出ください」くらいの文章で大丈夫です。
異議が半数以上出なければ、これで「挙手による選出」ということになります。
労基署で聞かれたら、「挙手による選出です」と堂々と答えましょう。

就業規則変更届の提出は社員でOK!というか、ぜひ行きたい

ここまできたら、就業規則の変更届も社員で提出してしまいましょう。
もちろん社労士の先生に提出代行していただいても問題ありませんが、ふだん外出する機会の少ない総務部門の者にとっては、せっかくの出かけるチャンスです。
私も昔、何度か行きましたが、数少ない楽しみのひとつでした。

変更届と意見書と就業規則原本をそれぞれ2部ずつ作成。
所轄の労働基準監督署へ行って、労働関係の受付カウンターから、

「就業規則変更届を持ってきました。」

と声をかければ、署員の方がやってきて慣れた手つきでポンポンと受付印を押してくれます。

「はい。ご苦労様です。」

というねぎらいの一言とともに、一部ずつをこちらの控えとして返してくれます。
稀にですが、署員の方から質問されることもあります。

「どこを変更されたのですか?」
「この労働者代表の方は、管理職ではありませんね?」

あったとしてもこれくらいです。
監督署によって多少の違いがあるかもしれませんが、内容について深く問われることはありません。

「どこを変更されたのですか?」という問いかけに対して余裕があれば、「ここの一文を一応足しておいたのですが。まあ実際適用するのは難しいですけど。」などとプロっぽくつぶやいてみてください。
「そうですよね。規定して周知したからといって争いになればわからないですよね。その辺ご理解いただいているようですから大丈夫でしょけど・・・。」などと意外と会話が弾み、勉強になります。

自信がなければ、「すいません。提出してくるよう言われただけなのでよくわかりません。」と言ってください。
追及?は多分そこまでです。

安心して提出してください。

これで無事、就業規則の変更(作成)手続きは終わりです。


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